Sopimuspilotoinnin kautta huolenpitosopimuksen pariin.
Kauppakeskus Triplassa sijaitseva tunnelmallinen Fredde's Food & Fire liitettiin huolenpitosopimuksen piiriin saman tien kohteen valmistumisen yhteydessä.
HOK-Elannon avainasiakaspäällikkö Leo Ijäs on työskennellyt jo kymmeniä vuosia HOK-Elanto Liiketoiminta Oy:n ravintolatoimialla; alkujaan ravintolajohtajan tehtävissä sekä ryhmäpäällikkönä, sittemmin projektipäällikkönä. Vuonna 2016, kun Dietan huolenpitosopimusta lähdettiin pilotoimaan yhdessä HOK-Elannon kanssa, toimi Ijäs projektipäällikkönä ja vastasi HOK-Elannon ravintolatoimintojen projekteista, remonteista, hankinnoista ja aikataulutuksista – käytännössä kaikesta käyttöomaisuuteen liittyvästä toiminnasta kokonaisuudessaan.
Alkuun Dietan Huoltopalvelujen asiakkuuspäällikön Tommi Kukkosen kontaktoidessa ja ehdottaessa huolenpitosopimusta, Leo ei ollut varma huolenpitosopimuksen tarpeellisuudesta HOK-Elannon ravintoloissa. “Pohdin tulisiko siitä vain rahastusautomaatti. Huoltomies tulisi paikalle katsoisi vähän fikkarilla laitetta ja laittaisi laskun perään”, selventää Leo syitä alun varauksellisuuteensa.
Sopimuksen pilotointia pohdittaessa tutustutiin myös erilaisten kohteiden huoltokäyntihistoriaan samalla, kun joidenkin laitteiden osalla pohdittiin olivatko ne tulleet tiensä päähän, vai olisiko niiden elinkaarta vielä voitu pidentää. Tämä sai kiinnostumaan pilotointi ehdotuksesta enemmän. Leon työnkuvaan kuului kyetä arvioimaan todellista uusinnan tarvetta. “Monessa paikassa halutaan aina heti uusi laite ja minun piti pystyä perustelemaan toimialajohdolle hankinnan aitoa tarpeellisuutta”, hän selventää. Yksi tällainen kohde, jossa oltiin tilanteessa, jossa harkittiin uutta investointia oli tuolloin Helsingin keskustassa toiminut Ravintola Virgin Oil. Ravintolassa oli iso tunnelipesukone, jonka uusimisesta keskusteltiin. Yhteistuumin päätettiin, että tässä olisi nyt hyvä pilotointi kohde; huolletaan laite perusteellisesti ja otetaan sille huolenpitosopimus ja katsotaan, mikä vaikutus sillä on laitteen toimintakykyyn. “Kun sain sen raportin, josta näki mitä kaikkea koneelle oli tehty ja missä kunnossa se oli, ymmärsin kuinka kovalla käytöllä kone oli ollut”, toteaa Ijäs. Huolenpitosopimuksen avulla laite saatiin kuitenkin taas toimimaan moitteettomasti ja sen elinkaarta jatkettua lähes kahdella vuodella.
Huolenpitosopimuskokeilu avasi sopimuksen etuja ja toi luottamusta sen toimivuutta kohtaan. Vahvistui käsitys siitä, että ammattikeittiölaitteiden osalla toimii sama logiikka kuin autohuollossakin. “Eihän uuttakaan autoa viedä huoltoon vasta silloin, kun se jättää tien päälle, vaan sitä käytetään siellä säännöllisesti”, täsmentää Leo. Ravintolaliiketoiminnassa, jossa häiriöt ruoanvalmistamisessa aiheuttavat toiminnalle haittaa merkittävästi, laitteiden toiminnan luotettavuus vielä korostuu. Kustannukset ovat menetettyinä tuloeuroina isoja, jos jokin kriittinen laite lakkaa toimimasta silloin, kun ravintola on täynnä. Välittömien eurojen lisäksi ruoanvalmistuksen keskeytymiset ja häiriöt heikentävät pahimmillaan asiakaspalvelun laatua ja asiakastyytyväisyyttä.
Kun Virgin Oil:in astianpesukoneen osalta saadut tulokset alkoivat osoittaa, että säännöllisellä huolenpidolla pystyttiin aidosti vaikuttamaan laitteiden toimivuuteen ja elinkaareen, päätettiin huolenpitosopimusta laajentaa ja siihen liitettiin lisää toimipaikkoja, joissa laitteiden käyttöaste oli korkea, mutta laitekanta vanhempaa. Laitekannan iästä johtuen toimipaikoissa oli ollut paljon viankorjauskäyntejä. Myös näiden toimipaikkojen osalla tulokset olivat positiivisia, äkillisten huoltokäyntien tarve väheni ja laitteet toimivat aiempaa paremmin. Näiden tulosten valossa päädyttiin huolenpitosopimuksen jatkamiseen.
Huolenpitosopimus ja säännöllinen, ennakoiva laitehuolto on vuosien aikana vakuuttanut siten, että nykyisin sopimuksen piiristä löytyy jo kymmenkunta kohdetta ja mukana on myös uudempia, kuten esimerkiksi HOK-Elannon Triplan kohteet. Myös keväällä Helsingin keskustan Sokoksen kulmaan avautunut Happy Farmer liitettiin samantien huolenpitosopimuksen pariin.
“Keittiölaitehankinnat ovat isoja investointeja. On tavallaan absurdia, että niihin laitetaan monia satoja tuhansia ja että laitteet tämän jälkeen jätettäisiin oman onnensa nojaan”, toteaa Ijäs. On tärkeää ymmärtää, että ammattilaitteiden käyttöaste on aivan eri luokkaa kuin kuluttajapuolelle suunnatuissa vastaavissa laitteissa, näin myös huollontarve on aivan toista luokkaa. Kun laitteet liitetään sopimuksen piiriin heti kohteen avautuessa, tiedetään niiden kunto tarkasti koko niiden elinkaaren ajan ja varmistetaan, että investoinnista saadaan hyötyä mahdollisimman moneksi vuodeksi.
Vaikka uudemmissa kohteissa euromääräiset säästöt eivät välttämättä ole niin suuria kuin kohteissa, joissa laitekanta on vanhempaa, on häiriöttömästi sujuva liiketoiminta ja tarkoituksenmukaisesti toimivat laitteet niin merkittävä tekijä, että sijoittaminen säännölliseen huoltoon kannattaa. Se, että henkilökunnalle taataan täten myös paras mahdollinen ja mahdollisimman turvallinen työympäristö on myös HOK-Elannolle työnantajana tärkeää. “Toiseksi maksavathan ne hälytyskäynnitkin ja siihen tulee sitten vielä toiminnan keskeytymisestä koituvat kustannukset päälle”, perustelee Ijäs. Moitteettomasti toimivat laitteet tekevät työskentely-ympäristöstä mielekkään ja antavat edellytykset laadukkaalle lopputuotteelle sekä palvelulle.
“Yhä useammat asiakkaamme solmivat huolenpitosopimuksen jo uutena hankituille keittiölaitteille – tämä on toimivin tapa taata laitteiden pitkä elinkaari ja mahdollistaa niiden sujuva käyttö jo heti alusta alkaen”, vahvistaa Tommi Kukkonen.
Kun laitteet liitetään sopimuksen piiriin heti kohteen avautuessa, tiedetään niiden kunto tarkasti koko niiden elinkaaren ajan.
S-ryhmä on kiinnittänyt viime vuosina paljon huomiota myös ympäristöasioihin kuten esimerkiksi hävikin minimoimiseen ja energiatehokkuuteen. Kun uusia kohteita toteutetaan, on tärkeää mitoittaa laitekapasiteetti oikeanlaiseksi ja valita myös senkaltaiset laitteet, jotka ovat ominaisuuksiltaan energiatehokkaita. Säännöllisellä huolenpidolla puolestaan varmistetaan, että laitteet toimivat mahdollisimman energiaystävällisesti koko elinkaarensa ajan. Myös laite-elinkaaren maksimoiminen on ympäristöteko, johon voidaan säännöllisellä ylläpidolla vaikuttaa. Jos esimerkiksi kylmälaitteessa on lauhdutin tukkeutunut, voi sen käyttöikä pahimmillaan lyhentyä jopa yhteen kolmasosaan siitä, mitä se olisi, jos kaikki olisi kunnossa.
On tärkeää myös muistaa, että kaikki vaikuttaa kaikkeen ja kokonaisuus ratkaisee. Isona ketjuna yhden yksittäisen ravintolan yksittäisiä laitteita on niin monia, ettei yhteenkään laitteeseen tulisi suhtautua yksittäisenä – vaikutukset moninkertaistuvat. Niin onneksi myös säästöt silloin, kun laitteita ylläpidetään siten, että ne toimivat taloudellisesti ja palvelevat mahdollisimman pitkään turvallisen ja mielekkään työympäristön tarjoten.
Yhteistyö Dietan ja HOK-Elannon välillä on jatkunut jo pitkään. Leolle Dieta tuli alkujaan tutuksi hänen toimiessaan ravintolanjohtajana ja ryhmäpäällikkönä. “Pidän Dietaa luotettavana yhteistyökumppanina”, kuvailee Leo ja jatkaa: “Yhteistyö on ollut aina sujuvaa, pitkäjänteistä asiakkuuden hoitoa ja ylläpitoa.” Lisäksi hän mainitsee arvostavansa laitteisiin liittyvää ammattiapua ja sitä, että neuvoja ja vastauksia on monesti hektisessäkin nykytilassa saanut helposti ja nopeasti. “Siksi varmasti yhteistyö on jatkunutkin vuosikymmeniä, kun olen ollut niin tyytyväinen”, summaa Ijäs.
Huolenpitosopimusta Leo suosittelee myös muille vastaaville toimijoille: “Kyllä, suosittelen. Etenkin toiminnan kannalta kriittisille laitteille, jotka rikkoutuessaan aiheuttavat merkittävästi häiriöitä ravintolakeittiön toiminnoissa – ehdottomasti.” Sujuva ja häiriötön tekeminen kompensoi huolenpitosopimuksen kustannuksia ja sen lisäksi myös turvallisen työympäristön takaaminen puoltaa sopimusta ja antaa sille terveet perusteet.
Keittiöhenkilökunnan tyytyväisyydestä sopimuksen vaikutuksiin kertoo kuitenkin ehkä parhaiten se, että kohteista tulee kovin vähän negatiivista palautetta. “Tämä on vähän tällainen hygienia-asia”, hymyilee Leo ja jatkaa: “Silloin, kun ei kuulu mitään, silloin kaikki on hyvin. Kun on hiljaista eikä yhteydenottoja tule juurikaan, tiedän, että homma toimii.”
HOK-Elannon kohteista huolenpitosopimuksen piiriin kuuluvat mm. seuraavat toimipaikat: La Famiglia, Fredde's Food & Fire, Stone's, Happy Farmer, Coffee House Iso Omena ja ABC Hyvinkää.